Los fondos europeos Next Generation EU ofrecen ayudas a PYMEs y autónomos, como el Kit Digital, para iniciarse o profundizar en la digitalización de sus servicios y procesos. Pero … ¿qué alcance tienen estas ayudas? ¿En qué servicios y procesos puedo utilizarlo?
Las ayudas del Kit Digital van mucho más allá del desarrollo de una página web o un comercio electrónico para potenciar el negocio. De hecho, cubren un amplio catálogo de soluciones y servicios digitales que se prolongan durante un año, en los que todos encontraremos algo útil para nuestro negocio.
¿Qué es el Kit Digital?
El Kit Digital es una iniciativa del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia que pretende mejorar la competitividad de las pequeñas empresas y autónomos españoles, que cuenta con 3.067 millones de euros de ayudas destinadas a cubrir el 100% del coste de 12 tipos de soluciones digitales a desarrollar (el beneficiario debe pagar únicamente el IVA).
Las soluciones elegidas por el beneficiario deben contratarse con una lista limitada de proveedores: los agentes digitalizadores homologados al efecto. Los importes de las ayudas son los siguientes, dependiendo del número medio de empleados de cada empresa:
- De 0 a menos de 3 empleados (y autónomos con menos de 2 empleados): 2.000 €.
- De 3 a menos de 10 empleados (y autónomos con menos de 9 empleados): 6.000 €.
- De 10 a menos de 50 empleados (y autónomos con menos de 49 empleados): 12.000 €.
La solicitud no reviste especial complejidad y las ayudas se asignan por orden de presentación.
¿En qué consiste la ayuda del Kit Digital?
Hay soluciones a la medida de cada empresa y empresario y todas ellas se ofrecen durante un año. Su precio máximo está tasado y pueden modularse y combinarse hasta agotar, si se desea, el importe de la ayuda, denominada “Bono Digital”.
Las soluciones ofrecidas son realmente muy amplias:
1. Sitio web y presencia básica en Internet. Con un importe máximo de 2.000€ para todos los segmentos de tamaño de empresa, e incluye, como mínimo:
- El alta de un nuevo dominio (si el beneficiario no lo tiene ya) y su mantenimiento durante 12 meses. Posteriormente, la titularidad del dominio será de la PYME o autónomo.
- El hosting o alojamiento de la página web durante un plazo mínimo de 12 meses.
- El diseño de la página web adaptada para todo tipo de dispositivos, con una estructura mínima de 3 páginas o apartados (por ejemplo: landing page, página de formulario de contacto y página de descripción de productos). La web debe cumplir con ciertos criterios de accesibilidad para discapacitados.
- Una plataforma de gestión de contenidos para el beneficiario, para que pueda modificar el contenido de las páginas sin apoyo del proveedor.
- El posicionamiento básico del negocio en Internet (contacto y perfil en principales redes y directorios) y optimización de la presencia en buscadores (SEO básico).
2. Comercio electrónico o creación de una tienda online de compraventa de productos y/o servicios. Con un importe máximo de 2.000€ para todos los segmentos e incluye:
- La creación de una tienda online o E-Commerce adaptada para todo tipo de dispositivos, que debe cumplir con ciertos criterios de accesibilidad para discapacitados.
- El alta del catálogo de productos (alta, importación o carga de al menos 100 referencias de artículos, productos o servicios).
- La configuración e integración de los medios de pago.
- La configuración e integración de métodos de envío digital y físico de los productos o servicios comercializados.
- Una plataforma de gestión de contenidos para el beneficiario, para que pueda modificar el contenido de las páginas sin apoyo del proveedor.
- El posicionamiento básico del negocio en internet (contacto y perfil en principales redes y directorios) con optimización de la presencia en buscadores (SEO básico) y posicionamiento en dos páginas con informes trimestrales de seguimiento.
3. Gestión de redes sociales. Promoción de las empresas en redes. Con un importe máximo de 2.000€ para las empresas con menos de 3 empleados y 2.500€ para el resto, e incluye:
- El Social Media plan, es decir, la definición e implantación de una estrategia de redes sociales alineada con nuestra empresa y que conecte con potenciales clientes y fidelice a los actuales.
- La monitorización y control periódico de las redes, con métricas de impacto de las acciones y seguimiento de resultados y objetivos de la estrategia.
- La optimización o análisis de los diferentes canales para mejorar el rendimiento de las acciones.
- La gestión de una red social incluyendo la administración del perfil/usuario.
- La publicación de post semanales. Con un mínimo de 4-8 entradas mensuales.
4. Gestión de las relaciones comerciales con los clientes. Con un importe máximo de 2.000€ para las empresas con menos de 10 empleados (1 usuario) y 4.000€ las mayores (3 usuarios), e incluye, durante 12 meses:
- La implantación y despliegue de la herramienta que almacene y permita la consulta de datos de cada cliente, el alta de oportunidades de negocio, simulaciones de compra o contratación. La herramienta estará adaptada a todo tipo de dispositivos y será integrable con distintas plataformas por APIs o webservices.
- La parametrización y definición de los procesos de comercialización y carga de datos en la herramienta (30 horas en empresas con menos de 10 empleados y 40 horas en las más grandes).
- La gestión de leads o clientes potenciales, alta manual o por ficheros y gestión comercial de los mismos, parametrización de reglas de negocio y segmentación. La gestión de oportunidades con envío de ofertas y presupuestos y el control de su estado, y la creación de acciones y tareas comerciales y las alertas de clientes visualizables en formato gráfico.
- El reporting, planificación y seguimiento comercial, con indicadores y monitorización de la actividad comercial (ratios de eficiencia, estado de las fases, productos, canales, perfiles … Con datos al menos mensuales, acumulados y comparativos.
- Un software de Gestión documental, tanto de la actividad comercial como de los clientes.
5. Business Intelligence y Analítica: Herramienta de explotación datos de la empresa para la mejora del proceso de toma de decisiones. Con un importe máximo de 1.500€ para las empresas con menos de 3 empleados (1 usuario), 2.000€ para las empresas de 3 hasta 10 empleados (1 usuario) y 4.000€ las mayores (3 usuarios), e incluye, durante 12 meses:
- La implantación y despliegue de una herramienta que permita la integración de datos de distintas fuentes de la empresa y su explotación, con una capacidad mínima de 1 GB por usuario.
- La parametrización y definición de los procesos de comercialización y carga de datos en la herramienta (30 horas en empresas hasta 3 empleados, 40 horas en empresas de 3 a menos de 10 empleados y 70 horas en las más grandes).
- La creación de paneles de datos estructurados y visuales.
- La exportación de datos a distintos sistemas, incluido Excel y otros programas de uso común.
6. Gestión de procesos operativos o productivos de la empresa. Con un importe de 2.000€ para las empresas con menos de 3 empleados (1 usuario), 3.000€ para las empresas de 3 hasta 10 empleados (3 usuarios) y 6.000€ las mayores (10 usuarios), e incluye, durante 12 meses:
- La digitalización o automatización de procesos y flujos de trabajo de procesos tales como:
i. Contabilidad y finanzas, gestión de activos, balances, cierres, …
ii. Facturación y generación de presupuestos, albaranes, facturas, …
iii. Proyectos, control de presupuestos, estimaciones, optimización de recursos, …
iv. Inventarios, previsión y niveles de stock, envíos, distribuciones, devoluciones, …
v. Compras y pagos, pedidos y proveedores
vi. Recursos humanos, gestión, nóminas
vii. Logística, gestión de flotas, rutas, …
- La solución implantada deberá ser actualizable y escalable.
- La solución debe cumplir la normativa de aplicación en cada caso, en especial los procesos de facturación, contabilidad, inventarios, compras y pagos …
7. Factura electrónica. Con un importe de 1.000€ para las empresas con menos de 3 empleados (1 usuario) y 2.000€ las mayores (3 usuarios), e incluye, durante 12 meses:
- La implantación de una herramienta que permita la emisión de facturas al menos en formato FACTURA-E, que permita la emisión de facturas ilimitadas durante un año.
- La parametrización, modificación y configuración de la factura electrónica de venta, numeración, idioma, descuentos, datos adicionales, visualización, formatos, … (5 horas en empresas con menos de 3 empleados y 10 horas en las más grandes).
- La creación de un número ilimitado de productos y servicios facturables en el catálogo.
- La personalización de las facturas, incluyendo la selección del logotipo y su envío directo por correo electrónico.
- La realización de copias de seguridad periódicas, al menos diarias con 1GB de almacenamiento mínimo e histórico de facturas y la integración con distintas plataformas por APIs o webservices.
- El control del vencimiento de las facturas y el cumplimiento del reglamento por el que se regula la facturación electrónica y sus actualizaciones.
- El cumplimiento del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
8. Servicios y herramientas de oficina virtual. Con un importe de 250€ por usuario (hasta 2, 9 y 48 usuarios, para las empresas con menos de 3, 10 y 50 empleados respectivamente), e incluye, durante 12 meses:
- La implantación de soluciones interactivas y funcionales que permitan la colaboración más eficiente entre los trabajadores y las empresas, herramientas de desarrollo de proyectos en colaboración, compartición de recursos y conocimientos, interacción entre equipos y configuración de flujos de trabajo.
- El almacenamiento de hasta 1 TB de información.
- Compatibilidad con dispositivos móviles.
9. Comunicaciones seguras para los dispositivos de los empleados y la empresa. Con un importe de hasta 125€ por usuario (hasta 2, 9 y 48 usuarios, para las empresas con menos de 3, 10 y 50 empleados respectivamente), e incluye, durante 12 meses:
- La conexión segura y cifrada de extremo a extremo con un protocolo SSL.
- El mantenimiento de un log o registro de conexiones a la red privada de la empresa.
- El control de accesos a la red privada (únicamente a los dispositivos autorizados)
- La configuración inicial y actualizaciones de seguridad de firmas de malware y otros datos para la detección de amenazas, …
10. Ciberseguridad, antivirus y sistemas de seguridad básica y avanzada para los dispositivos de los empleados. Con un importe de hasta 125€ por usuario (hasta 2, 9 y 48 usuarios, para las empresas con menos de 3, 10 y 50 empleados respectivamente), e incluye, durante 12 meses:
- Una herramienta de Antimalware.
- Una herramienta de Antispyware.
- Una solución de correo seguro, análisis de correo con Antispam y Antiphishing.
- Un sistema de navegación segura, con control de contenidos y antiadware.
- Un sistema de análisis y detención de amenazas conocidas y nuevas.
- La configuración inicial y actualizaciones del sistema con sus respectivas firmas de malware y actualizaciones de seguridad periódicas.
- La turorización y formación a la empresa para la configuración del software y un kit de “concienciación” en materia de ciberseguridad (firewall humano).
11. Presencia avanzada en internet. Con un importe máximo de 2.000€ para todos los segmentos, e incluye, durante 12 meses:
- El posicionamiento de la información básica del negocio en los principales sites, redes y directorios (contacto y perfil de la empresa).
- El análisis de palabras clave: Gestión, búsqueda y análisis de palabras clave para que los buscadores clasifiquen el contenido y ayuden a encontrar resultados relevantes.
- El análisis de la competencia, al menos mensual y la situación comparativa.
- El SEO on-page (mínimo dos páginas o apartados, optimizando la estructura y contenido interno para buscadores con indexación y jerarquización del contenido.
- El SEO off-page, con ejecución de acciones fuera del entorno del sitio web para mejorar su posicionamiento orgánico.
- Informes al menos mensuales de seguimiento del resultado de las acciones.
12. Marketplace. Con un importe máximo de 2.000€ para todos los segmentos, e incluye, durante 12 meses:
- El análisis de la competencia, con investigación de mercado y el diseño y definición de la estrategia de negocio para la orientación de los recursos disponibles en el negocio.
- ·La producción de un catálogo de referencias, con las categorías a comercializar (al menos 10 productos o servicios) de acuerdo con la estrategia de negocio.
- Creación del contenido de los anuncios o listings, con descripción del catálogo de al menos 10 productos o servicios.
- Alta de las referencias de los productos en la plataforma del Marketplace, con sus descripciones individuales y fotos.
- No incluye el importe de la suscripción o alta en la plataforma o Marketplace, ni los costes variables asociados a las ventas.
¿Y cómo puedo solicitar alguna o varias de estas soluciones?
En esta lista podemos comprobar que hay soluciones para todas las necesidades y que casi todas las PYMEs y autónomos podremos encontrar alguna herramienta que nos resulte útil. El proceso es muy sencillo con los servicios llave en mano que ofrecen las entidades bancarias, que te gestionan todo el proceso desde la solicitud hasta el desarrollo y la justificación de la ayuda.
Y si necesitas equipos informáticos para implementar la solución que hayas elegido, la Administración también ha previsto esa posibilidad y el Instituto de Crédito Oficial ha lanzado una línea de financiación específica.
No lo dudes. No se pueden dejar pasar estas ayudas para mejorar tu competitividad. Da un paso más en tu gestión interna, tu ciberseguridad o en tu oferta comercial y aprovecha el Kit Digital. Puedes hacerlo de forma sencilla y gratuita (solo deberás pagar el IVA).
